Assistenz COO (m/w/d)

Shared-Service-Center Aalen

Wir bei Ergéa Deutschland sind führend in der ambulanten Strahlentherapie und gestalten mit medizinischer Exzellenz, moderner Technologie und innovativem Denken die Zukunft der radioonkologischen Versorgung. Als Teil eines starken europäischen Netzwerks verfolgen wir ein klares Ziel: unseren Patientinnen und Patienten eine bestmögliche, menschliche und verlässliche Behandlung zu bieten.

Zur Unterstützung unseres Chief Operating Officer (COO) suchen wir eine engagierte und strukturierte Assistenz (m/w/d) in Aalen, die als zentrale Schnittstelle im Unternehmen agiert.

Ihre Aufgaben

In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie den Chief Operating Officer (COO) direkt und übernehmen unter anderem folgende Tätigkeiten:

Operative Unterstützung des COO: Sie übernehmen die organisatorische und administrative Entlastung im Tagesgeschäft sowie bei strategischen Initiativen.
Termin- und Reisemanagement: Selbstständige Planung, Koordination und Nachbereitung von Meetings, Geschäfts- und Dienstreisen.
Vorbereitung und Aufbereitung von Informationen: Erstellung von Präsentationen, Reports, Entscheidungsvorlagen sowie Protokollen und Briefings für Meetings.
Schnittstellenfunktion: Enge Zusammenarbeit mit internen Teams, Fachbereichen und externen Partnern zur Abstimmung von Aufgaben, Prioritäten und Projekten.
Projektbegleitung: Unterstützung bei der Vorbereitung, Koordination und Nachverfolgung bereichsübergreifender Projekte und Initiativen.
Kommunikation & Korrespondenz: Eigenständige Bearbeitung von Anfragen sowie schriftliche und telefonische Kommunikation in deutscher und englischer Sprache.
Dokumenten- und Informationsmanagement: Strukturierte Ablage, Pflege und Verwaltung relevanter Dokumente, Reports und vertraulicher Unterlagen.
Qualitätssicherung: Proaktive Unterstützung bei der Sicherstellung von Abläufen, Termintreue und Prozessqualität.

Ihr Profil

Sie passen zu uns, wenn Sie:

ein ausgeprägtes Organisations- und Kommunikationstalent sind
selbstständig, strukturiert und zuverlässig arbeiten
eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium abgeschlossen haben oder eine vergleichbare Qualifikation mitbringen
idealerweise erste Erfahrung in Assistenz, Projektarbeit oder Integrationsmanagement besitzen
sicher im Umgang mit MS Office (insbesondere Word, Excel und PowerPoint) sind
teamorientiert und servicebewusst agieren